档案征集是指档案馆按照国家规定,将散存、散失的档案和其他有关文献征收进馆的活动。这是档案馆加强档案资源建设的有效途径。为进一步加强档案征集工作,促进档案征集工作的规范化、制度化,结合实际,制订本指南。
一、档案征集目的、依据和范围
(一)档案征集的目的
档案资源是开展档案工作的基础条件,事关档案事业的可持续发展。加强档案资源建设是丰富和完善档案馆馆藏结构、服务大局、服务社会、服务人民群众的根本途径。档案馆应加大档案征集工作力度,有效保护重要档案资源和地方特色档案资源,更好地为区域经济建设和社会发展服务。
(二)档案征集的依据
根据《中华人民共和国档案法》规定:“档案馆除按照国家有关规定接收移交的档案外,还可以通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案。”
(三)档案征集的范围
主要包括:
1.散存、散失的反映党和国家领导人在温州市内公务活动中形成的讲话稿、录音、录像、照片、题词、书信、实物等;
2.散存、散失的反映瓯海区委、区政府领导在公务活动中形成的讲话稿、录音、录像、照片、题词、书信、实物等;
3.反映瓯海各个历史时期(特别是革命历史时期)的文件、手稿、信札、标语、回忆录、录音、录像、照片、契约、票证、钱币、报纸、刊物、著作、小报、漫画、像章、邮票、连环画、火花、宣传画等;
4.反映瓯海籍或在瓯海工作、学习、生活过的历史名人、知名人物的讲话稿、题词、自传、日记、信札、回忆录、照片、录音(像)、手稿、证书证件、著作、个人收藏及使用过的实物等;
5.反映发生在瓯海的重大活动、重大突发事件等档案资料;
6.反映瓯海人民生产生活、风俗民情、地方典故、传统艺术、传统文化、家谱族谱等档案资料;
7.其他具有永久保存价值的档案资料。
二、档案征集方式、要求和工作流程
(一)档案征集的方式
1.捐赠。属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案资料,鼓励档案持有者向档案馆捐赠。
2.征购。对于确实具有较大保存价值但属个人所有的档案资料,档案持有者愿意出售的,视具体档案资料的价值,经双方协商定价,档案馆可进行有偿征购。
3.复制。对于特别珍贵的档案资料孤本或具有保存价值的档案资料,档案持有者不愿意捐赠、出售的,经与档案馆协商同意,档案馆可以采取数字化复制或仿真复制的方式进行征集。
4.其他以合法途径征集档案的方式。
(二)档案征集的要求
拟征集的档案资料应当具有较高的保存价值;拟征集的档案资料应客观真实;拟征集的档案资料载体应基本完好,如有破损、霉变等现象,其程度应在可修复的范围内,且修复后其内容基本完整;拟征集的档案资料是数字化副本或仿真复制件的,应说明其原件的基本情况;拟征集的档案资料是电子形式的,其数据规范应当符合进馆要求。
(三)档案征集的工作流程
1.搜集征集线索。可以借助传播媒体、网络、档案征集特邀顾问或其他方式,搜集征集线索,与征集对象建立联系并跟踪关注,向征集对象详细说明有关规定和其享有的权利,协商征集方式,做到依法依规征集。若涉及征集经费,需提前列入政府财政预算。
2.开展档案价值鉴定。对拟采用征购方式征集的档案资料,档案馆应组织鉴定专家对拟征集档案资料的真实性、完整性及价值进行鉴定。鉴定专家组一般由 3 名以上相关领域专家组成,可以邀请档案机构、学校、研究机构、学术机构及其他社会组织的相关专家组成档案鉴定专家库。鉴定实行合议制,并形成鉴定评估意见,内容包括:拟征集档案资料属性(含真伪)、价值(社会价值和经济价值等)等内容。
3.签订协议。当征集的档案数量较多或价值较高时,档案馆可与拟征集档案资料持有者签订档案资料征集协议,明确双方权利和义务,对档案的所有权和处置权做出明确约定。
4.办理交接手续。档案馆征集工作人员与被征集人办理交接手续时,应详细记录征集档案资料的数量和内容,开具目录清单交对方签收。
5.捐赠奖励。向档案馆捐献重要、珍贵档案资料的,档案馆应当按照国家有关规定给予奖励并颁发捐赠证书。档案馆可以根据捐赠者需求为其提供档案资料的部分仿真复制件。
三、档案征集经费
(一)档案征购费指依据专家鉴定评估结果,经双方协商,档案馆向档案持有者购买珍贵档案资料所需的费用。
(二)档案采集费指对非国家所有的珍贵档案资料进行数字化复制或仿真复制的费用。
(三)捐赠奖励费指档案持有者向档案馆捐赠重要或珍贵档案资料的,由档案馆给予捐赠人适当的物质奖励费用。
(四)专家鉴定费指在档案征集过程中聘请相关专家对拟征集档案资料进行鉴定评估所产生的费用。
四、征集进馆档案资料的管理与利用
(一)对征集进馆的档案资料按照相关规范进行整理、登记造册、集中管理。
(二)征集进馆的特殊载体档案资料应做好必要的技术处理并配置合理的保护装具,以确保档案安全。
(三)征集进馆的档案资料利用,应根据相关规定执行。捐赠者对捐赠的档案资料享有优先利用权;对捐赠的档案资料可提出限制使用的意见,档案馆应维护其合法权益。