各镇街，区属有关单位：

根据《浙江省档案登记备份管理办法》和《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》要求，结合我区档案信息化工作整体部署，各单位要加快数字档案室建设，积极开展室藏重要纸质档案的数字化转换及登记备份工作。为提高效率、节省资金，减轻各单位工作压力，由区档案局统一申请工作经费，安排场地，统一标准，为机关各部门及镇街提供室藏重要纸质档案数字化扫描加工服务。具体安排如下：

一、数字化加工暨登记备份的对象和范围

全区党政机关及镇街（具体名单附后），2014年底以前形成的室藏重要纸质档案，包括保管期限为永久、30年的文书档案。

各单位的业务档案和重要声像、音像、照片等载体档案的数字化转换不属于统一加工范围。

二、数字化加工的时间、场地和资金安排

区档案局在区行政中心9号楼305室设立数字化加工场地，委托有资质公司按照《瓯海区纸质档案数字化技术规范》的要求集中开展数字化扫描加工。

本次数字化加工的为时间2015年7至9月份，资金由区档案局统一安排。

三、工作要求

1、各单位在数字化扫描加工之前，要按照本单位归档范围和保管期限的要求，对档案进行再次整理规范，达到瓯海区档案馆接收标准。

2、各单位前来加工时必须提供明确的数量统计和清单，集中加工单位必须至加工现场与加工公司办理交接手续，提交档案电子版的案卷目录、卷内目录或归档文件目录。

3、标有密级的档案一律不扫描。其余档案如有特殊要求不扫描的，须做出说明和标记，以便数字化加工公司在实际工作中按要求操作。

4、各单位要指定1名工作人员负责本单位的数字化扫描加工工作联系，负责纸质档案的交接和数字化成果的验收，确保在加工期间遇到问题能及时沟通解决。工作人员须定期到数字化扫描加工现场检查指导，发现问题应及时指出，便于及时纠正。

5、数字化扫描加工工作结束后，各单位工作人员对数字化成果进行验收，须仔细检查核对纸质档案和数据条目，确认无误后立即将纸质档案取回，以保证加工场地不散乱、档案不交集，并对数字化成果实施登记备份。

6、各单位必须在6月底前完成档案数字化扫描加工之前的档案整理等准备工作，特别是2014年度文书档案要及时完成规范化的整理工作，并将档案统一移交到区行政中心9号（区档案馆）305室。联系人：杨海温；联系电话：85250950（890302）。

四、注意事项

1、数字化扫描以外产生的费用由各单位自理（如更换污损的卷皮等）。

2、本项工作列入档案工作年检内容，作为年度档案工作评先的重要依据，请各单位务必高度重视，及时完成室藏重要纸质档案的规范化整理准备，做好档案数字化的各项配合工作。

附件：2015年度室?%9? ??? 0E? 6??字H ? ? ??B ?计划单位名单

     温州市瓯海区档案局

2015年5月8日

附件：

2015年度室藏档案数字化工作计划单位名单