温瓯档〔2013〕25号
关于印发《瓯海区档案馆档案征集管理
办法》的通知
各科室：
《瓯海区档案馆档案征集管理办法》经局长办公会议研究同意，现予印发，请认真遵照执行。
温州市瓯海区档案局
2013年9月24日
瓯海区档案馆档案征集管理办法
为加强征集流散在社会上的档案资料，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》及《浙江省国家档案馆管理办法》规定，结合瓯海实际，特制定本办法。
一、征集范围与方式
（一）征集范围
区档案馆档案征集的对象是具有永久保存价值的散存在各组织或个人手中的珍贵档案。主要范围如下：
1、历任党和国家领导人，省委、省政府以及中央和国务院各部委领导在瓯海区视察指导工作形成的文字、照片、音像等档案资料。
2、兄弟省、市（包括友好县区）领导，重要的外宾、外商以及全国、省各界著名人士来瓯海考察、访问、投资等原始记录。区主要领导率团赴国外和兄弟省、市、县参观考察形成的照片等档案资料。
3、改革开放发展成就档案资料。记述和反映1978年以来瓯海经济、政治、文化、社会、生态文明建设等领域，以及人民生活变化的，具有一定保存价值的各种文件、报刊、书信、日记、票证、题词、手稿、图表、照片、录音、录像、光盘、实物等各种档案资料。
4、各界名人档案资料。曾担任县（处）级或以上领导职务和在全省乃至全国享有一定的知名度并在经济、科技、文化等领域有一定影响的知名学者、专家、艺术家、文学家、企业家、运动员、台胞侨领等，在生活和工作中形成的具有历史意义和社会保存价值的工作笔记、手稿、信函、自传、回忆录、演讲稿、著作、研究成果、书画作品、学历证书、获奖证书、照片、音像等档案及实物。
5、名特优产品档案资料。包括名企、名店、名品及其产品的生产工艺、配方，产品广告、画册、文章以及获奖的奖品、照片等。
6、重点工程项目和重要市政工程建设档案资料。主要是指能反映瓯海区经济建设成就和城市面貌巨大变化的，被列为市以上重点工程项目以及重要的道路、桥梁等公共设施建设的有关文字、照片、音像等。
7、公开或内部出版物。本区范围内的各机关、团体、企事业单位以及个人公开或内部出版的各行业志书、年鉴、大事记、党史、文史、统计资料汇编、区情资料以及著作书刊等。
8、获奖实物档案。国家或省部级授予的各种证书、奖状、奖牌、奖杯、奖旗、匾额等。
9、“文革”期间档案资料。主要是能反映文革特点和重大事件的各种小报、传单、刊物和造反派组织的印章、旗帜、袖标、照片等。
10、革命历史档案资料。中华人民共和国成立前，中国共产党及其领导下的党政军机构、其他革命团体和个人在实践活动中形成的各种文件、出版物、照片、档案资料等。
11、旧政权档案资料。历代圣旨、诏书、手谕、奏折、公报、告示、嘉奖令、委任状、地方史志、家谱、族谱和重要的契约、票据、聘书、执照、货币、徽章等。
12、瓯海历史上形成的典章法规、官民文契、古籍善本以及其它与历史名人、经济文化、社会变革、地理风貌、自然灾异、民俗宗教等有关的档案资料；其它散存在社会和海外、国外有价值的档案资料。
（二）征集方式
1、档案征集的方式主要有接受捐赠、接受移交、接受寄存、征购、复制原件等。
（1）对国家和社会具有重要保存价值，非国家所有的档案资料，鼓励所有人主动捐赠。
（2）机关、团体、国有企事业单位及工作人员（包括领导同志）保存的各类珍贵档案资料属于国家所有的，须按规定移交。
（3）对于确实具有较大社会保存价值但属个人所有的档案资料，所有者愿意出售的，视具体档案资料的价值，经双方协商定价，进行有偿征购。
（4）对于比较珍贵的档案资料，所有者不愿意捐赠、出售的，但由于其保管条件差，愿意寄存的，可采取接受寄存的方式进行征集。
（5）对于特别珍贵的档案资料孤本，所有者不愿意捐赠、出售、寄存的，可采取对原件仿真复制的方式进行征集。
2、移交、捐赠、征购的档案资料，其所有权归国家；寄存的档案资料，其所有权归寄存者。
二、征集工作程序
（一）搜集征集线索
征集人员借助媒体、网络和其他方式，搜集征集线索，与征集对象建立联系并跟踪关注，向征集对象详细说明各项规定和其享有的权利，做到依法依规征集。
（二）鉴定与评估
为确保征集到的档案资料的真实性、完整性，正确判定其价值，严格馆藏准入制度，建立专家评审机制，对拟征集的档案资料进行鉴定。建立档案价值鉴定专家库，根据所鉴定的档案资料的价值属性，确定参与鉴定的专家人选。鉴定档案资料，由三名以上相关专家共同进行，根据档案资料的形成年代、数量、原始性、特殊性、完整性来综合分析拟征集档案资料的史料价值和收藏价值。拟购买的档案资料，必须经专家评审鉴定、评估后，依据鉴定、评估结果确定收购价格。
（三）办理交接手续
在征集档案资料时，应当有二名以上具备档案专业知识的档案征集人员共同进行。在办理交接手续时，区档案馆记录档案资料的数量和内容，开具目录清单交对方签收。签订协议时，必须规定双方的权利和义务，对档案资料的所有权和处置权做出明确认定。寄存档案资料还应明确寄存期限及寄存期满后档案资料的处置方法。由于名人档案具有增补性的特点，区档案馆还应在建档后同名人或其家属保持联络，了解最新动态，及时补充新的档案资料，使名人档案资料不断得到充实和完善。
（四）颁发证书
接受捐赠后，区档案馆应向捐赠人颁发捐赠证书。对经过鉴定具有重要价值的档案资料，区档案馆除向捐赠人颁发捐赠证书外，还应颁发收藏证。
（五）举行捐赠仪式或新闻发布会
对于经过鉴定具有重要价值的档案资料，区档案馆可举行捐赠仪式或新闻发布会。
三、征集档案资料的整理、保管和开发利用
（一）整理
征集进馆的档案资料数量较多时，一般须先行通过整理。在尊重捐赠人意愿、充分利用原整理方法的基础上，编制目录，确定档案资料的内容与数量，并记录整理情况，为签订交接手续做好准备。为方便整理，可请被征集人提供相关的背景材料或书面说明，即以简短的文字说明档案形成的时间、地点、人物、事由、责任者或摄影者等相关内容。整理时，按照人物档案全宗或载体形式、专题内容等确定档案所归属的全宗和目录。在完成常规整理后，可对档案资料进行全文扫描、拍摄、介质转换等工作，刻制成光盘后，赠送被征集人，其中特别珍贵的档案资料可制作仿真件赠送被征集人。
（二）保管
档案资料归入相应的全宗或资料内，并在目录中加以标注，其管理根据区档案馆现有的库房管理制度执行。
（三）开发利用
捐赠者对捐赠的档案资料享有优先利用权，可以无偿使用；对捐赠的档案资料可提出限制使用的意见，区档案馆必须维护其合法权益。区档案馆开放捐赠的档案资料，应当征得捐赠者同意。
对于寄存的档案资料，区档案馆在根据寄存协议提供优质安全保管服务的同时，应严格保护寄存者的隐私权，除国家法律法规另有规定外，一般只提供寄存者自身利用，其他组织或个人需利用时，须征得寄存者同意。
根据征集到的珍贵档案资料的数量、内容和载体，通过报刊、图书等出版物和广播、电视、网络等媒介以及陈列、展览等形式，向社会公布宜开放的档案资料，按规定做好提供利用工作。
四、征集工作保障
区档案馆负责全区档案资料征集工作，应加强与相关部门的联系与合作，并建立社会档案资料征集网络。
档案资料征集经费使用实行专项预算、专款专用、权限审批、严格管理的原则，确保档案资料购置费、接受捐赠奖励（表彰）费、专题宣传费以及征集工作活动费等经费的支出，使档案资料征集工作顺利进行。