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瓯海区档案馆档案接收基本标准发表时间:2021-03-16 分享到:

为了确保档案的完整和进馆档案的质量,维护党和国家历史的真实面貌,根据《中华人民共和国档案法》《档案馆工作通则》《各级国家档案馆收集档案范围的规定》《机关档案管理规定》等法律、法规,结合我馆实际,特制定本标准。

一、档案材料齐全完整

(一)进馆档案必须以全宗为单位,列入我馆接收范围的具有永久和长期保存价值的档案,自形成之日起满十年,按规定向档案馆移交。

(二)凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌,具有工作查考和科学研究价值的各个门类(文书、科技、会计、专业等)和各种载体(纸质、声像、电子、实物等)的档案,均应收集齐全。

(三)各进馆单位应及时做好进馆档案数字化工作,档案数字化成果以光盘或移动硬盘等载体形式与纸质档案同步移交档案馆。

(四)各进馆单位向档案馆移交前,应当按照相关规定做好移交档案的密级变更或解除工作,并提出划控与开放意见。

二、档案整理符合要求

(一)文书档案整理要遵循文件材料的形成规律,保持卷内文件材料的有机联系,参照文件材料的不同价值,便于保管和利用。其中以“卷”为单位整理归档的文书档案,依照《机关档案工作业务规范》(国档发〔1987〕27号)和《文书档案案卷格式》(国档发〔1988〕17号)进行整理;以“件”为单位整理归档的文书档案,2015年之前形成的档案依照《浙江实施〈归档文件整理规则〉办法(试行)》(浙档〔2001〕48号)进行整理,2015年之后(含2015年)形成的档案按国家档案局发布的《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)进行整理。

(二)科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理。

(三)会计档案按照《会计档案管理办法》进行整理。

(四)照片档案按照《照片档案管理规范》和《浙江省照片档案管理规范实施细则》的规定收集、整理和归档,照片、底片(胶片)影像相符,文字说明齐全,数码照片必须要有电子影像。

(五)磁性载体档案应符合《磁性载体档案管理与保护规范》相关规定执行;光盘档案应确保其可读性和完整性,按盘编号,注明内容,编制目录。

(六)实物档案包括各种荣誉奖品、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件,应当按件编写说明和编制目录。 

(七)各类专业(专门)档案按照国家档案局和有关专业主管机关共同制定的标准执行。

(八)电子档案按照《电子文件归档与电子档案管理规范》((GB/T18894-2016)的规定收集、整理和归档。

(九)档案数字化成果按照《纸质档案数字化规范》(DA/T 31—2017)及《温州市档案局关于印发<温州市市直单位纸质档案数字化实施细则>的通知》(温市档〔2011〕21号)整理,各单位应对档案数字化成果进行数据质检,目录著录准确性合格率要求达到95%以上(含95%)。扫描图像完整性要求100%正确,不准缺页、漏页。

三、档案移交的其他要求

(一)全宗指南(全宗介绍)

全宗指南(全宗介绍)应遵循国家档案局制定的《全宗指南编制规范》要求编写,包括全宗构成者沿革、全宗内档案情况介绍、全宗内档案内容与成分介绍等内容。全宗指南(全宗介绍)一式三份,立档单位留一份,向市档案馆移交二份。

(二)相关资料

凡是反映单位主要职能活动的有关资料(如组织沿革、大事记、年鉴、重要文件汇编、规章制度汇编、公开或内部发行的各类出版物等)应一并接收进馆。

(三)检索工具

1.纸质目录。

(1)移交以“卷”为单位整理归档的档案,需编制纸质案卷目录2份、全引目录1份,移交档案馆。

(2)移交以“件”为单位整理归档的档案,需编制归档文件目录2份,移交档案馆。

2、电子目录

文书档案电子目录按照《温州市市直单位文书档案机读目录著录数据库结构与交换格式》(温市档〔2013〕34号)要求著录,专业档案机读目录参照《浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换(推荐)格式(试行)》(浙档〔2008〕47号)等要求著录。


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