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国家档案局8号令发表时间:2016-02-05 分享到:
 国家档案局关于做好《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》宣传贯彻工作的通知

档发〔2007〕3号

各省、自治区、直辖市档案局、馆,各计划单列市档案局、馆,新疆生产建设兵团档案局、馆,中央和国家机关各部委档案部门,各中央企业档案部门,总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室,各人民团体档案部门,中国照片档案馆,中国人民大学档案学院:

国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称《规定》)已于2006年12月8日发布施行。《规定》发布以来,各地档案部门陆续开展了学习、宣传、贯彻《规定》的活动。为了更加广泛、深入、有效地实施《规定》,现就有关问题通知如下:

一、深刻领会贯彻实施《规定》的重要意义

《规定》的发布施行,是我国档案工作与时俱进的产物,是推进档案工作可持续发展的重要举措,是档案法制化建设的重要成果。《规定》不仅对机关正确界定文件材料的归档范围,准确划分文书档案保管期限,按时开展档案价值鉴定工作发挥重要的指导作用,而且对档案移交进馆工作将发挥积极影响,必将有力地推动国家档案资源建设,促进档案基础业务建设。各单位要高度重视,认真学习、深刻领会《规定》发布施行的重要意义,推动《规定》的贯彻落实。

(一)要把《规定》作为依法治档的重要依据。《规定》是一部部门行政规章,具有法规效力。它适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企事业单位可参照执行。各级档案部门要从依法治档的高度正确认识和贯彻实施《规定》,增强学习贯彻《规定》的主动性和自觉性,把《规定》作为正确界定机关文件材料归档范围和准确划分文书档案保管期限的依据。

(二)要把《规定》的贯彻实施作为推动机关档案基础业务建设的重要手段。界定机关文件材料归档范围和划分档案保管期限是机关档案工作的基础性工作,是做好机关档案工作的前提,关系到机关文件材料的存毁。《规定》的发布实施为机关依法开展文件材料归档范围和档案保管期限划定工作提供了重要保障。各级档案部门要以《规定》的发布实施为契机,把贯彻实施《规定》的要求作为加强机关档案基础业务建设的重要手段,进一步提高机关档案工作水平。

(三)要把《规定》的贯彻实施作为加强国家档案资源建设的重要举措。机关档案是国家档案资源的重要来源之一,机关档案资源建设是国家档案资源建设的基础。为确保国家档案资源的齐全完整并有效提供利用,各机关必须依照《规定》的要求,合理界定文件材料归档范围,科学鉴定档案保存价值,准确划分档案保管期限,为将来档案移交进馆打下良好基础,确保国家档案资源建设的有序进行。

二、全面学习、准确把握《规定》的基本内容

《规定》是在总结我国机关档案工作实践的基础上,借鉴我国历次制定的关于机关文件材料归档范围和档案保管期限等文件,以及当今国外档案鉴定的经验,对1987年颁发的国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件进行了修订,不仅形式上有所变化,而且内容上也有较大调整。修订的主要内容包括:一是将1987年国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件合成一个文件,并定为部门行政规章;二是改革文书档案保管期限的划分方法,将原来的“永久”、“长期”、“短期”保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”。“定期”中再实行标时制,一般分为30年、10年;三是突出立档单位的主体地位,尽量解决文件材料重复归档和档案将来重复进馆问题;四是充实了一些如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等领域的文件材料;五是对一些档案的保管期限作了适当调整;六是加大行政管理力度,将1987年规定中的“备案制”“审批制”,建立机关文件材料归档范围和档案保管期限表的审批制度。

各级档案部门要以多种形式、方式、途径开展《规定》学习、宣传、贯彻实施的活动。为配合《规定》的学习、宣传和贯彻实施,国家档案局组织参加《规定》起草工作的有关人员编写了《<机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定>问题解答》,并制作了配套光盘,由中国档案出版社正式出版,作为学习、宣传、贯彻实施《规定》的规范性辅导材料。

三、积极开展机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制和审批工作

根据《规定》的要求,各机关要结合本机关职能和各部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行。各级机关档案部门要在同级档案行政管理部门的监督指导下,积极开展本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作,各级档案行政管理部门要切实履行审批工作职责。在中央一级,中央和国家机关各部委档案部门要在国家档案局的监督指导下,力争在两年内完成编制及审批工作;在地方,各级机关要在同级档案行政管理部门的监督指导下,结合本地区实际,合理确定完成编制及审批工作的时限。在编制及审批过程中要注意以下问题:

(一)明确《规定》实施范围。各级党政机关(包括人大、政协、法院、检察院等)、具有行政管理职能的事业单位、人民团体,都应依法编制本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表。

(二)制定编制工作方案。编制方案一般要与机关档案分类方案结合起来,突出职能特色。中央和国家机关各部委,一般应按机关内部司、局、室等各个工作部门一个一个地编制,最后形成本机关的总表。在地方,各地可根据本地区机关档案工作实际,制定合理的编制工作方案。

(三)掌握编制方法。各机关档案部门要与本机关其他工作部门紧密配合,结合《规定》的内容,深入开展调查研究,认真调查各工作部门文件材料形成的情况,确定文件材料的归档范围,并按照归档文件材料的重要程度确定保管期限。

(四)明确编制范围。这次机关文件材料归档范围和档案保管期限表的编制对象仅限于机关文书档案,其他门类档案不在此次编制范围之内。

(五)遵守审批程序。各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,须经同级档案行政管理部门审查同意后方可执行,未经同级档案行政管理部门审查同意前,机关仍沿用原有规定。国家档案局已成立“机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表审查委员会”,负责中央和国家机关各部委文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批工作。各地档案行政管理部门要结合本地实际,设立类似的工作机构,负责对同级机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批工作。

参照执行《规定》的单位编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,不需经同级档案行政管理部门审批。

全面学习、宣传、贯彻实施《规定》是当前和今后一段时期各级档案部门的一项重要工作任务。各级档案部门要高度重视,精心组织,稳步实施,不断地将学习、宣传、贯彻实施《规定》的活动引向深入,进一步推动机关档案基础业务建设,提高机关档案工作水平。

国  家  档  案  局

二ΟΟ七年三月十六日

国家档案局令
                                 第8号
    《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过,现予公布,自公布之日起施行。 


                                                局长  杨冬权
                                           二○○六年十二月十八日


               机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

    第一条  为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,制定本规定。
    第二条  本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
    第三条  机关文件材料归档范围是:
    (一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;
    (二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
    (三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;
    (四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
    第四条  机关文件材料不归档范围是:
    (一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
    (二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
    (三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
    (四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。
    第五条  凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
    第六条  机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
    第七条  永久保管的文书档案主要包括:
    (一)本机关制定的法规政策性文件材料;
    (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
    (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;
    (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;
    (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;
    (六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
    (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;
    (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
    第八条  定期保管的文书档案主要包括:
    (一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
    (二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
    (三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;
    (四)本机关一般性事务管理文件材料;
    (五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
    (六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;
    (七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;
    (八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;
    (九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
    第九条  机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。
    第十条  机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
    机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。
    第十一条  机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
    第十二条  各机关应根据本规定,结合本机关职能和各部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
    有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定,结合本系统工作实际,编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并经国家档案局审查同意后执行。
    第十三条  在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时,应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用,准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。
    第十四条  本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。
    第十五条  本规定自颁布之日起施行,1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。
    附件:《文书档案保管期限表》
附件:
                            文书档案保管期限表

   1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议,工会、共青团、妇联代表大会的文件材料
   1.1  请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料                    永久
   1.2  大会发言,人大代表建议和意见、人大议案及答复,政协委员提案及办理结果,简报,快报                                                        永久
   1.3  重要的贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的文件,小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料                                      30年
   1.4  讨论未通过的文件                                              10年
   2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议,政府常务会、办公会议的文件材料
   2.1  公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册                                                            永久
   2.2  讨论未通过的文件                                              10年
   3 本机关党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久
   4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
   4.1  请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要    永久
   4.2  典型材料、代表发言材料、交流材料、简报                        30年
   5 机关联合召开会议的文件材料
   5.1  本机关为主办的
   5.1.1  请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要
                                                                      永久
   5.1.2  典型材料、代表发言材料、交流材料、简报                      30年
   5.2  本机关为协办的
   5.2.1  请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本                                                        30年
   5.2.2  典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本        10年
   6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料
   6.1  请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告(原文及译文)、辅助报告(原文及译文),上级领导人贺辞、题词、讲话,会徽设计          永久
   6.2  代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道                        30年
   6.3  委员会、分会会议和学术会的讨论记录,会议代表登记表、接待安排  10年
   7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料
   7.1  重要的                                                        永久
   7.2  一般的                                                        30年
   7.3  本地区、本机关工作汇报材料                                    30年
   8 本机关业务文件材料
   8.1  本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件,中长期规划、纲要等文件材料                                                              永久
   8.2  本机关的请示与上级机关的批复、批示
   8.2.1  重要业务问题的                                              永久
   8.2.2  一般业务问题的                                              30年
   8.3  同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
   8.3.1  重要业务问题的                                              永久
   8.3.2  一般业务问题的                                              30年
   8.4  本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿                                                                    30年
   8.5  机关联合行文的文件材料
   8.5.1  本机关为主办的
   8.5.1.1  重要业务问题的                                            永久
   8.5.1.2  一般业务问题的                                            30年
   8.5.2  本机关为协办的
   8.5.2.1  重要业务问题的                                            30年
   8.5.2.2  一般业务问题的                                            10年
   8.6  本机关编辑、编写的文件材料
   8.6.1  大事记、组织沿革等                                          永久
   8.6.2  简报、情况反映、工作信息等                                  10年
   8.7  行政管理、执法活动中形成的文件材料
   8.7.1  行政管理工作制度、程序、规定等文件材料                      永久
   8.7.2  执法检查情况汇总、通报,整改通知等                          永久
   8.7.3  行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
   8.7.3.1  固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料                                                            永久
   8.7.3.2  不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料            永久
   8.7.3.3  20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料                                                永久
   8.7.3.4  20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料                                                                    30年
   8.7.4  行政管理工作中形成的备案文件材料                            10年
   8.7.5  行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
   8.7.5.1  重要的                                                    永久
   8.7.5.2  一般的                                                    30年
   8.8  计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
   8.8.1  年度和年度以上的计划、总结、统计材料                        永久
   8.8.2  年度以下的计划、总结、统计材料                              10年
   8.8.3  重要职能活动的总结、重要专题的调研材料                      永久
   8.8.4  一般活动的总结、一般问题的调研材料                          10年
   8.9  出国或出境访问考察、参加国际会议,接待来访等外事活动形成的文件材料
   8.9.1  发表的公报,签订的协议、协定、备忘录,重要的会谈记录、纪要等       永久
   8.9.2  出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录            30年
   9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
   9.1  机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料                                                              永久
   9.2  人事工作制度、规定、办法等文件                                30年
   9.3  人事任免文件                                                  永久
   9.4  先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
   9.4.1  受县级(含)以上表彰、奖励的                                永久
   9.4.2  受县级以下表彰、奖励的                                      30年
   9.5  对本机关有关人员的处分材料
   9.5.1  受到警告(不含)以上处分的                                  永久
   9.5.2  受到警告处分的                                              30年
   9.6  职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料                                                          永久
   9.7  人事考核、职称评审工作文件材料                                永久
   9.8  职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根          永久
   9.9  职工名册                                                      永久
   9.10  党、团、工会工作活动中形成的文件材料
   9.10.1  工作报告、总结,换届选举结果                               永久
   9.10.2  重要专项活动的报告、总结等                                 永久
   9.10.3  党团员、工会会员名册,批准加入党团、工会组织的文件材料     永久
   9.10.4  情况反映、工作简报                                         10年
   9.11  纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
   9.11.1  重要的                                                     永久
   9.11.2  一般的                                                     30年
   9.12  保卫部门的安全检查、调查记录                                 10年
   9.13  本机关处理人民来信来访的文件材料
   9.13.1  有领导重要批示和处理结果的                                 永久
   9.13.2  其他有处理结果的                                           30年
   10 本机关事务管理文件材料
   10.1  房产、土地所有权和使用权的文件材料                           永久
   10.2  与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
   10.2.1  重要的                                                     永久
   10.2.2  一般的                                                     10年
   10.3  接待工作的计划、方案
   10.3.1  重要的                                                     30年
   10.3.2  一般的                                                     10年
   10.4  机关财务预算                                                 30年
   10.5  机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料 ,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料           30年
   10.6  国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料
   10.6.1  重要的                                                     永久
   10.6.2  一般的                                                     10年
   10.7  职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续               永久
   10.8  职工住房分配、出售的规定、方案、细则,职工住房情况统计、调查表、职工住房申请                                                          30年
   11 上级机关制发的文件材料
   11.1  上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
   11.1.1  重要的                                                     永久
   11.1.2  一般的                                                     10年
   11.2  上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料         10年
   11.3  上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料
                                                                      永久
   12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料            10年
   13 下级机关报送的文件材料
   13.1  重大问题的专题报告                                           30年
   13.2  年度和年度以上的计划、总结、统计材料                         10年

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